石家庄铁道大学采购管理办法
铁大国资〔2023〕116号
校属各单位、机关各部门:
《石家庄铁道大学采购管理办法》已经2023年9月28日校长办公会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。
石家庄铁道大学
2023年11月1日
石家庄铁道大学采购管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范学校采购工作，提高资金使用效益和采购效率，维护国家和学校利益，进一步推行“阳光采购”，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》（国务院令第658号）、《中华人民共和国招标投标法实施条例》（国务院令第613号）、《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）、《政府采购框架协议采购方式管理暂行办法》（财政部令第110号）、《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库〔2020〕46号）、《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号）和《河北省政府集中采购目录及标准》等有关法律法规及政策要求，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。
货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等；
工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其相关的装修、拆除、修缮等；
服务是指除货物和工程以外的其他采购对象。
第三条 凡使用一般公共预算拨款、基金预算拨款、财政专户核拨、学校资金-事业收入及学校资金-其他收入等各类纳入预算管理的资金进行的采购，均依照本办法执行。
其他采购也参照本办法执行。
利用学校资产开展经济活动的采购，不适用本办法。
第四条 采购工作应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。
第五条 学校各单位应加强采购计划和预算管理，坚持“先预算后采购、无预算不采购”的原则，科学、准确地编制采购计划和预算，并严格按照批准的预算执行。
第二章 组织机构及职责
第六条 学校成立采购工作领导小组，统一领导学校采购工作。组长由校长担任，常务副组长由分管采购工作的校领导担任，副组长由分管预算项目管理部门的校领导担任。成员由教务处、科技处、发展规划与学科建设处、财务处、审计处、国有资产与实验室管理处、校园建设管理处、安全工作处、后勤管理服务中心、图书馆等部门负责人担任。
采购工作领导小组的主要职责：
（一）领导学校采购工作；
（二）研究审定学校采购工作的相关规章制度；
（三）研究审定采购工作中的特殊问题和影响重大或法律关系复杂采购项目的实施方案。
第七条 采购工作领导小组下设办公室，办公室设在招标办公室（挂靠国有资产与实验室管理处，以下统称招标办），负责学校采购活动的组织与实施。其主要职责是：
（一）贯彻国家、省政府采购与招投标的法令法规和政策要求，接受领导小组的领导和监督；
（二）负责拟订学校采购相关规章制度和具体实施办法；
（三）根据学校年度财务计划和采购预算，审核预算项目管理部门编制的具体项目采购需求，选取采购代理机构、编制招标文件、发布招标公告和中标公告；
（四）负责组织采购项目评审工作，随机抽取采购人代表组建评标委员会，协调组织学校监督人员和派出采购人代表参加评审活动；
（五）组织签订、审核采购合同，在规定时限内，完成合同公告、备案；
（六）受理供应商询问和质疑，并编制质疑答复；
（七）负责教学科研设备进口免税手续的申报、备案，及进口免税设备监管期内的管理；
（八）负责采购计划、数据的汇总分析和统计上报，以及采购资料和档案的收集、整理和立卷归档；
（九）完成采购工作领导小组交办的其他工作。
第八条 审计、财务等部门对采购活动进行监督，其主要职责是：
（一）审计部门负责对采购活动执行情况进行监督和评价；
（二）财务部门是学校采购项目的预算主管部门，负责学校采购项目的预算审批、上报和下达，审批政府采购计划，预算执行过程中的控制、监督和会计核算等。
第九条 学校对采购组织实施外的工作，按预算项目实行职能部门归口管理，归口管理范围以财务下达的预算为准，预算项目管理部门是采购项目的责任部门。其主要职责是：
（一）编制采购预算，受理和审核项目单位提出的采购申请，组织校内论证工作；
（二）确定采购项目采购清单、工程量清单和采购项目预算最高限价等相关资料；
（三）审定采购项目招标文件内容；
（四）协调采购项目踏勘、答疑、评审等工作；
（五）审核采购项目合同文本，监督合同履约情况；
（六）负责采购项目付款结算工作；
（七）负责牵头组织实施、监督、管理自行采购项目。
第十条 项目单位是采购项目的具体实施部门，其主要职责是：
（一）根据采购项目的性质，按照学校的相关规定，做好市场调研、立项申报；
（二）提供采购项目采购清单、技术需求及其它各项准备材料；
（三）明确采购项目负责人，参与过程实施，包括论证、踏勘、答疑、评审、拟定合同、履约验收等工作。
第三章 组织形式及限额标准
第十一条 学校采购活动分为政府采购、学校采购和自行采购三种组织形式。因不可抗力或突发事件导致的事项，若不及时处理会严重影响学校教学和生活秩序的，经采购工作领导小组研究决定，可直接实施。
第十二条 符合下列情况的采购项目，实行政府采购。
（一）使用纳入预算管理资金且单项或批量预算金额达到政府采购限额标准（以下统称限额标准）的采购项目，委托集中采购代理机构或社会采购代理机构组织实施；
（二）使用纳入预算管理资金、单项或批量预算金额未达到限额标准且在河北省政府集中采购目录（以下统称集中采购目录）内的采购项目（科研仪器设备除外），依据《关于限额以下政府采购项目选择采购方式》及相关规定，应本着“优质优价”的目标，通过批量集中采购、框架协议、网上商城、现货市场或其他方式采购。
限额标准、集中采购目录以河北省财政厅公布的《河北省政府集中采购目录及标准》为依据。
第十三条 符合下列情况的采购项目，实行学校采购。
达到限额标准的其他采购项目，委托社会采购代理机构组织实施。
第十四条 符合下列情况的采购项目，实行自行采购。
（一）使用纳入预算管理资金、集中采购目录外且未达到限额标准的采购项目，由预算项目管理部门牵头组织实施；
（二）未达到限额标准的其他采购项目，由预算项目管理部门牵头组织实施；
（三）单项或批量预算金额未达到限额标准的科研仪器设备采购项目，由课题负责人组织实施。
自行组织实施的招标采购活动，应当有编制招标文件、组织招标的能力、条件和与采购项目专业性相适应的专业人员。
第十五条 对单项或批量预算金额达到20万元（含）以上的自行采购项目，应遵守以下要求：
（一）组织实施开始前，应在国资处网站的采购管理系统中填写项目基本情况，经审核通过后，方可组织实施。
（二）组织实施过程中，须有3人（含）以上共同参加。
（三）组织实施完毕后，将组织实施的相关资料上传采购管理系统备案。
第四章 采购方式及适用情形
第十六条 采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价、框架协议、网上商城等。
第十七条 公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请非特定的供应商参加投标的采购方式，公开招标应作为政府采购的主要采购方式。
采购需求客观、明确，无需与供应商进行协商谈判的项目，可以采用公开招标方式采购。
第十八条 邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机抽取3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。
符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：
（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
（二）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。
供应商邀请名单按照《政府采购货物和服务招标投标管理办法》产生。
第十九条 竞争性谈判是指谈判小组与符合资格条件的供应商（不少于三家）就采购货物、工程和服务事宜分别进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。
符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：
（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；
（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（三）非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
（四）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
（五）按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
第二十条 竞争性磋商，是指采购人通过组建竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。
符合下列情形的项目，可以采用竞争性磋商方式采购：
（一）政府购买服务项目；
（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（三）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
（四）市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；
（五）按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
第二十一条 单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。
符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：
（一）只能从唯一供应商处采购的；
（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
第二十二条 询价是指询价小组向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。
采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。
第二十三条 框架协议采购是指河北省公共资源交易中心对集中采购目录以内品目，以及与之配套的必要耗材、配件等，通过公开征集程序，确定第一阶段入围供应商并订立框架协议，学校按照框架协议约定规则，在入围供应商范围内确定第二阶段成交供应商并订立采购合同的采购方式。
第二十四条 网上商城
网上商城是指由河北省公共资源交易中心建设管理，供应商以数据接口上架其商品，采购人采购限额标准以下商品的操作网络平台。
网上商城采购由招标办依照《河北省政府采购网上商城管理暂行办法》组织实施。
第二十五条 政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。
第二十六条 按照政府采购相关规定，达到公开招标数额标准（含）以上的采购项目必须采用公开招标方式，公开招标数额标准由省人民政府规定。
学校任何单位和个人不得将应当以公开招标方式采购的货物、工程、服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标。
第五章 政府采购程序
第二十七条 根据采购预算组织实施采购活动，具体程序为：公开采购意向－编制采购需求－制定采购实施计划－发布采购公告－开标准备－开标及评标—中标及合同管理－履约验收及结算－归档。
第二十八条 进入采购程序后，任何单位不得变更采购项目实质性内容，如因不可抗力等特殊情况确需变更的，预算项目管理部门必须按照规定程序重新申请并履行审批手续。
第二十九条 公开采购意向
（一）公开范围。按项目实施的限额标准以上的政府采购项目。
（二）公开时间。公开时间应不得晚于采购计划提交前30日。
采购意向发生变动，项目单位需重新提交采购意向，采购意向公开时间以更正后的意向时间计算。
（三）操作流程。项目单位填写《石家庄铁道大学政府采购意向公开书》（附件1），提交招标办后，由招标办统一公开。
第三十条 编制采购需求
采购需求是指为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。
技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。
商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务保险等。
（一）项目单位应在充分进行市场调研和论证的基础上，确定采购需求，并填写《石家庄铁道大学政府采购项目采购需求书》（附件2）。
（二）凡列入学校财务政府采购预算应进行政府采购的项目，项目单位需填写《石家庄铁道大学政府采购项目审批表》（附件3）。
（三）符合下列情况之一的项目，需预算项目管理部门组织论证。
1.单项或批量一次性预算金额100万元(含)以上的项目，需要进行实施方案论证，并填写《石家庄铁道大学项目可行性论证报告》（附件4）；
2.进口设备或单台（套）预算金额在40万元(含)以上的大型仪器设备采购项目，需要进行技术参数论证，并填写《石家庄铁道大学大型仪器设备可行性论证报告》（附件5）。
第三十一条 制定采购实施计划
根据法律法规、政府采购政策和国家有关规定，结合采购需求的特点确定采购实施计划。
采购实施计划主要包括以下内容：一是合同订立安排，包括采购项目预（概）算、最高限价，开展采购活动的时间安排，采购组织形式和委托代理安排，采购包划分与合同分包，供应商资格条件，采购方式、竞争范围和评审规则等。二是合同管理安排，包括合同类型、定价方式、合同文本的主要条款、履约验收方案、风险管控措施等。
第三十二条 发布采购公告
在河北政府采购网、省财政厅指定的其他媒体及石家庄铁道大学官网同时发布采购公告。
第三十三条 开标准备
（一）开标前，采购项目现场踏勘、推荐采购人代表、受理质疑或投诉等活动，由招标办与预算项目管理部门按规定程序共同组织。
（二）采购人代表从预算项目管理部门按1:3比例书面推荐名单中，根据项目特点随机抽取。
（三）参与编制该项目采购需求的人员不能被推荐为采购人代表。
第三十四条 开标及评标
由招标办委托的采购代理机构主持开标和组织评标。
（一）评标委员会成员应当按照客观、公正、审慎的原则，根据采购文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审。
（二）采购人代表可以在评标前说明项目背景和采购需求，说明内容不得含有歧视性、倾向性、误导性的解释或者说明，不得超出招标文件所述范围。
（三）评标委员会成员应当在评审报告上签字，对自己的评审意见承担法律责任。对评审报告有异议的，应当在评审报告上签署不同意见，并说明理由，否则视为同意评审报告。
第三十五条 中标及合同管理
（一）中标通知书对项目单位和中标供应商均具有法律效力。中标通知书发出后，项目单位改变中标结果或中标供应商放弃中标，均应依法承担法律责任。
（二）自中标通知书发出之日起30日内，项目单位按照招、投标文件、澄清文件等与中标人签订书面合同。
（三）学校所有采购项目签订的合同应按照《石家庄铁道大学合同管理办法（试行）》（铁大办〔2021〕105号）要求，履行报批程序并办理用印手续。
（四）合同履行过程中，凡需追加与原合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订不超过原合同采购金额10%的补充合同，工作流程按上级相关文件执行。
（五）招标办自合同签订之日起2个工作日内，在河北省政府采购网上公告；自签订之日起7个工作日内，上报河北省财政厅备案。
第三十六条 履约验收及结算
项目实施完毕后，预算项目管理部门应组织项目单位及相关专家，依照合同条款和要求进行履约验收并出具验收报告，办理固定资产验收登记（若需）及财务结算支付等相关手续。
第三十七条 归档
（一）招标办及时将每次采购活动的采购文件（包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料）及时整理建档，并妥善保存。
自行采购的存档资料由其自行保存。
（二）采购文件可以采用电子档案方式保存。采用电子档案方式保存采购文件的，相关电子档案应当符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规的要求。
（三）采购文件自采购结束之日起保存十五年以上。
第六章 纪律与监督
第三十八条 参加采购活动的相关人员均须自觉遵守相关法律法规，按照规定权限、程序履行职责。坚持原则，廉洁自律，遵守保密纪律，主动接受监督。
第三十九条 采购工作严格实行回避制度，参加采购活动的相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。
第四十条 采购工作须按照规定程序进行，任何单位和个人不得干扰和影响招标采购工作，不得擅自决定中标单位。
第四十一条 任何部门和个人均有权对学校采购过程中的违纪违规行为进行投诉与检举，但不得以任何非法方式干预和影响采购过程和结果。
第四十二条 对在采购活动中，滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，学校将依规予以当事人党纪政务处分。
第七章 附 则
第四十三条 本办法未尽事宜由采购工作领导小组研究决定。
第四十四条 各预算项目管理部门可依据本办法，根据实际制定自行采购的管理规定。
第四十五条 本办法由招标办负责解释，自发文之日起执行，原《石家庄铁道大学采购与招标管理办法（试行）》（铁大国资〔2019〕266号）、《石家庄铁道大学采购与招标管理办法补充规定》（铁大国资〔2020〕231号）同时废止。
第四十六条 本办法实行期间，如有国家和上级主管部门出台新的法律、法规和政策的，从其规定。